Como manejar el tiempo efectivamente

Como manejar el tiempo efectivamente?

 

La pregunta que ronda en la cabeza de muchas personas es como manejar el tiempo efectivamente.

Este blog está dirigido a emprendedores, líderes, a los jefes de los departamentos de ventas, francamente a todos los responsables de que llegue un monto en dólares o cierta cantidad de ingresos.

Normalmente tenemos la tendencia de hacer todo. Haríamos cualquier cosa en cualquier momento. Algunas personas dicen, oye, pero ¿no es eso lo que hacen todos los pequeños propietarios de pequeñas empresas?. ¿No tienes que hacerlo todo en los primeros días?.

No importa cuán grande o cuán pequeña sea una compañía, hay una regla de oro de su tiempo.

Solo puedes hacer lo que solo tú puedes hacer.

Así que por favor escribe esto. Aquí está la regla de oro en lo que respecta a tu tiempo:

Solo puedes hacer lo que solo tú puedes hacer.

Las preguntas que debes hacerte son: Alguien más puede hacer esto?. ¿Por qué estoy haciendo esto?.

Tienes que asegurarte de que en cada paso se delegue todo lo que se pueda delegar. Mucha gente tiene dificultades con esto.

Algunas personas dicen: para cuando le enseñé a alguien más a hacer esto, podría haberlo hecho yo mismo.

El punto es que no hay manera de que puedas tener un crecimiento de cinco, diez, veinte o cien veces más si todavía piensas que tú debes hacer todo.

Que dicen los expertos?

 

Según Dan Kenne y Dan Sullivan (coaches estratégicos en administración del tiempo), todas las personas tienen una sola área de genialidad. Y necesitan pasar el 80% de su tiempo en su área de genialidad.

Si estás gastando tu tiempo en otras áreas, simplemente no vas a manejar efectivamente el tiempo. Simplemente no va a pasar.

Puede ser que tu fortaleza principal este en vender algo, o en crear algo, o en prestarle un servicio a alguien. No puedes estar en las tres. Ya no estamos en la era del “Renacimiento” donde las personas eran maestras en todo.

Cuando iniciamos un negocio usamos el enfoque del todo o nada. Haríamos cualquier cosa. Si necesitáramos más dinero, iríamos a vender, o mas fabricación entonces construiríamos algo. Si necesitáramos investigación y desarrollo, la próxima semana estaríamos en una feria comercial estudiando el mercado.

Lo que está pasando es que estas administrando el tiempo reactivamente. Debes pasar al poderoso método llamado “Gestión causal”.

Que es eso?. Sencillo. Programas tu semana. No dejas que tu semana te programe. Tú haces que las cosas sucedan.

Como llenar la jarra?

 

como manejar el tiempo

 

Mucha gente conoce esta historia de la gran jarra de vidrio de cinco galones. Hay un chico en un escenario y él pone estas rocas grandes en ella. Se llena hasta que se desborda y dice que está llena?. Y la audiencia dice que si.

Luego saca unas piedras pequeñas y las pone adentro y sacude la jarra. Él dice, ¿está llena ahora?. Parte del público dice que si, otra parte dice que no.

Ahora toma un par de litros de arena y los echa adentro. Sacude la jarra nuevamente. Y luego dice, ¿está llena?. Alguien dice que no. Aún puede agregar agua.

El punto es este: Todo el mundo necesita imaginar su semana como esa jarra de cinco galones. Pero no puedes hacerlo al revés. No se puede poner el agua primero, luego la arena, luego las piedras pequeñas, luego las grandes rocas.

En la vida y en los negocios, las cosas avanzan cuando las grandes rocas se ponen primero.

Entonces, el concepto de las grandes rocas se conoce como “manejo causal”.

Cualesquiera que sean las grandes piedras que muevan su empresa como por ejemplo ventas, marketing, etc, debe asegurarse que, usted está poniendo las grandes piedras primero.

Muchos expertos en gestión de tiempo le dirán que debe colocar sus grandes rocas por la mañana en caso de que el día se le enrede.

Descubre la “cosa estratégica”

 

El Dr. Steven Covey llevó el manejo causal a un nivel completamente nuevo. Él escribió la famosa pregunta: ¿Qué cosa si se hace de manera consistente y magníficamente bien te da todo lo que siempre has querido y quita todo tu dolor?.

Muchos de ustedes pueden responder esta pregunta numéricamente bien. Por ejemplo: Si lanzamos 20 propagandas a la semana estaríamos listos. Tal vez si tocamos 300 puertas al mes como empresa, alcanzaríamos todos nuestros números. Quizás si hiciéramos 3 presentaciones por día, alcanzaríamos nuestros números. O si como empresa mantenemos 35 representantes de ventas activos, podemos alcanzar nuestros números.

Mira esto: si puedes responder esa pregunta de Steve Covey numéricamente, entonces tengo que sugerirte que el 60% de tu semana debe emplearse haciendo lo que sea necesario para asegurar que esos números sean alcanzados.

Si puedes usar la gestión causal, definir tus números y poner tus rocas grandes primero, entonces, literalmente, puedes construir una empresa que te permitirá alcanzar esos números.

Define prioridades

 

 

Tim Ferriss, escribió el famoso libro, THE FOUR HOUR WORK WEEK (La semana laboral de cuatro horas). El principio de ese libro es que la mayoría de los resultados provienen de breves ráfagas de esfuerzo concentrado, no de un esfuerzo por tratar de hacer de todo.

Entonces, Tim Ferriss decide escribir un libro y demostrarle al mundo que puedes poner pequeñas ráfagas cortas de esfuerzo concentrado y obtener resultados tremendos, pero tienes que hacer una cosa. A menudo tienes que cerrar todas las otras formas de comunicación.

En un punto del libro, Tim le dijo al mundo que solo dos veces por semana revisa el correo electrónico. La mayoría de las personas que leen eso probablemente dirían, ¿qué? ¿Espera un minuto? Puedo consultar el correo electrónico solo el lunes a las diez y el jueves al mediodía?.

La gente diría que eso es imposible. Sin embargo, la verdad es que Tim demuestra en ese libro, que las personas manejan los correos electrónicos y no el correo electrónico maneja las personas.

Puedes usar tu autoresponder en tu correo electrónico y decirle claramente al mundo que estas lejos de tu escritorio hasta la noche del jueves. Con esto practicas el nivel más alto de gestión causal que se conoce como creación programada.

Como manejar el tiempo al nivel mas alto

 

El nivel más alto de gestión causal de cómo ejecutas tu calendario, cómo manejas tu vida se conoce como creación programada. Puede ser que el mayor crecimiento de tu empresa provenga de momentos en que cierras el mundo, realmente piensas y te pones a crear. Vives la regla de que solo puedes hacer lo que solo puedes hacer.

Viniste a esta tierra para hacer ciertas cosas. No creo que estés aquí para responder correos electrónicos. No estás aquí para tener reuniones de Skype. Estás en la Tierra para leer, estudiar mercados, evaluar cosas y luego crear cosas.

Tu lista de “cosas por hacer”

 

como manejar el tiempo

 

Haz una lista de tareas pendientes. Y en las columnas clasifica si esas cosas se deben hacer hoy, mañana, pronto, o grandes ideas.

Revisas que debes hacer tu, que puedes delegar, y cuando lo puedes hacer. Le dejas saber a otras personas.

Puedes usar asistencia virtual. Puedes usar pasantes, ayudantes, pero la conclusión es que solo puedes hacer lo que solo tú puedes hacer.

En resumen, hay 3 formas diferentes de administrar tu tiempo:

1. Podrías intentar hacerlo todo.

2. Manejo causal. Descubres exactamente el área de genialidad. Evalúa tu día. Toma las piedras grandes y haz las cosas que te resultan más incómodas y luego haz el resto.

3. El nivel más alto de gestión causal, llamado creación programada. Pones las rocas grandes hasta que alcances los números que sabes que debes alcanzar.

Los fines de semana cuando no hay teléfono, skypes, etc. evalúas la próxima semana. Cuando nadie te está atacando, cuando el mundo está en silencio, estableces el horario. Recomendamos que no intentes establecer tu horario durante la semana. Durante la semana, es el momento de la ejecución, el fin de semana es el momento de pensar.

Nuestro compromiso

 

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